Dubbele voorraadtelling liet onze webshop twee maanden met lege schappen draaien

Ons magazijn werkte met een voorraadlijst in Excel. De webshop had een eigen bestand met beschikbare aantallen. Elke week kopieerde iemand de cijfers van het magazijn naar het webshop-bestand. Sommige planten stonden in beide bestanden onder een andere naam.

Kamerplant A heette in het magazijn Ficus Benjamina. In de webshop stond het als Treurende Vijg. Beide rijen kregen hun eigen voorraadaantal. Bij de wekelijkse update werden beide getallen opgeteld. Een voorraad van acht planten werd getoond als zestien stuks.

Waarom het probleem pas na acht weken zichtbaar werd

Klanten bestelden op basis van de webshop-cijfers. Het magazijn leverde tot de echte voorraad op was. Daarna ontstonden achterstanden. Wij dachten dat de leverancier te traag was. In werkelijkheid hadden we artikelen verkocht die niet bestonden.

Een nieuwe medewerker vergeleek beide bestanden naast elkaar en zag de dubbele vermeldingen. Tweehonderd producten bleken in beide lijsten te staan met subtiel verschillende namen.

Hoe we het oplossen zonder nieuw systeem

We maakten één masterlijst met een unieke code per product. Beide systemen verwijzen naar die code, niet naar de naam. Dat kost tien minuten extra bij het toevoegen van nieuwe artikelen, maar voorkomt dat één plant twee keer geteld wordt.