Hoe een retailketen 18 maanden verloor door spreadsheet-chaos

In 2019 startte een kledingketen met elf filialen een uitbreidingsplan. Het financieel team gebruikte vier gekoppelde spreadsheets om cashflow, voorraad en personeel te monitoren. Elk bestand bevatte formules die verwezen naar cellen in andere bestanden.

Binnen zes maanden werkte niemand meer met dezelfde versie. De financieel directeur ontving maandelijks drie verschillende winstcijfers. Elk filiaal rapporteerde op zijn eigen manier. De formules waren zo complex dat alleen één medewerker ze begreep.

Drie fouten die alles vertragen

Het bedrijf opende twee nieuwe winkels terwijl de cijfers nog klopten gemaakt werden. De voorraadwaarde verschilde met 40.000 euro tussen twee versies. Beslissingen werden uitgesteld omdat niemand de data vertrouwde.

Een extern bureau werd ingehuurd om de spreadsheets te herstellen. Dat kostte vier maanden. Toen bleek dat de basis al verouderd was.

Wat er daadwerkelijk veranderde

De keten stapte over naar een geïntegreerd systeem. Niet omdat spreadsheets slecht zijn, maar omdat ze niet schaalbaar bleken voor elf locaties met voorraadrotatie. Het team leerde dat koppelen van bestanden enkel werkt als één persoon eigenaar blijft van de data-architectuur.