Waarom onze vzw drie jaar budgetten overschreed zonder het te merken

Onze vzw organiseert jaarlijks acht evenementen. Het budget staat in een spreadsheet met kolommen per evenement en rijen per kostenpost. Elke bestuurder voegt zijn uitgaven toe wanneer hij tijd heeft.

In 2020 hadden we 8.000 euro begroot voor catering. In maart stond er 3.200 euro in de spreadsheet. In juni was het 7.100 euro. Niemand zag dat we al in februari het budget hadden overschreden, omdat oude cijfers overschreven werden zonder dat iemand het merkte.

De twee redenen waarom het systeem faalde

Het eerste probleem was timing. Facturen kwamen binnen met vertraging, maar werden ingevoerd met de datum van het evenement. Dat maakte de chronologie onbetrouwbaar. Het tweede probleem was dat vijf mensen toegang hadden zonder afspraken over wie welke rij bijwerkte.

Wat we veranderden na de evaluatie

We gingen niet naar complexe software. In plaats daarvan kreeg elk bestuurslid een eigen tabblad. Eén penningmeester consolideert maandelijks de data. We voegen een kolom toe met de factuurdatum naast de evenementdatum. Dat kost een extra minuut per regel, maar geeft eindelijk een betrouwbaar beeld van wanneer kosten daadwerkelijk gemaakt werden.